# CRM für kleine Unternehmen im Vergleich: HubSpot, Pipedrive, Zoho, CentralStationCRM

> Vier CRM-Systeme für kleine Unternehmen im Vergleich: Pipeline, Automatisierung, Preismodell, Datenhaltung und Auftragsverarbeitung.

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- Autor: [Redaktion SaaS Column](https://saascolumn.com/autor/redaktion/), Redaktion
- Veröffentlicht: 13. November 2026
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## Kurz gesagt

Pipedrive ist die beste Wahl für Teams mit klarem Verkaufsprozess, kostet aber ab dem ersten Nutzer. HubSpot bietet ein starkes Gratis-CRM für bis zu zwei Nutzer. CentralStationCRM speichert Daten in Deutschland und rechnet pauschal ab. Zoho CRM bietet die meisten Funktionen, verlangt aber mehr Einrichtung.

Kleine Unternehmen brauchen ein CRM, das schnell eingerichtet ist, im Alltag genutzt wird und datenschutzrechtlich sauber ist. Wir haben HubSpot CRM, Pipedrive, Zoho CRM und CentralStationCRM anhand der Herstellerangaben eingeordnet.

## Rangliste

### 1. Pipedrive

Am besten für: Vertriebsteams mit klarem Verkaufsprozess

Die klarste Pipeline im Vergleich, starke Automatisierung ab Growth und viele Integrationen. ISO 27001 und SOC 2 belegt. Kein Gratis-Tarif.

**Vorteile**

- Pipeline als Kern des Produkts
- ISO 27001 und SOC 2 Type 2
- Über 500 Integrationen laut Hersteller

**Nachteile**

- Kein kostenloser Tarif
- Automatisierungen erst ab Growth

### 2. HubSpot CRM

Am besten für: Kleine Teams, die kostenlos starten wollen

Starkes Gratis-CRM mit Pipeline, E-Mail-Tracking und Formularen. Bezahlte Stufen werden mit wachsender Nutzerzahl teuer. EU-Rechenzentrum in Frankfurt wählbar.

**Vorteile**

- Kostenlos ohne Zeitlimit
- EU-Rechenzentrum in Frankfurt
- Marketing-Funktionen ausbaubar

**Nachteile**

- Gratis-Tarif auf zwei Nutzer begrenzt
- Übermittlung in die USA möglich

### 3. CentralStationCRM

Am besten für: Kleine Teams mit Wunsch nach Datenhaltung in Deutschland

Schlankes CRM aus Köln mit Rechenzentren in Deutschland und Pauschalpreisen je Paket. Weniger Automatisierung als die internationalen Anbieter.

**Vorteile**

- Rechenzentren in Deutschland
- Pauschalpreis statt Preis pro Nutzer
- Gratis-Tarif für bis zu drei Nutzer

**Nachteile**

- Keine Zertifizierung öffentlich genannt
- Weniger Automatisierung

### 4. Zoho CRM

Am besten für: Teams, die viel konfigurieren und Zoho-Apps nutzen

Größter Funktionsumfang zum niedrigen Preis, mit Gratis-Edition für drei Nutzer und EU-Rechenzentrum. Die Einrichtung erfordert mehr Zeit.

**Vorteile**

- Gratis-Edition für bis zu drei Nutzer
- ISO 27001 und SOC 2 Type II
- Viele Funktionen und KI-Assistent Zia

**Nachteile**

- Support-Zugriff aus Indien möglich
- Komplexe Editionen und Module

## Kriterien

- **Vertriebsfunktionen**: Pipeline, Aufgaben, E-Mail-Anbindung, Berichte
- **Automatisierung**: Workflows, Sequenzen, KI-Funktionen, je Tarif
- **Datenschutz und Hosting**: Rechenzentrum, Zertifizierungen, Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfer
- **Preismodell**: Gratis-Tarif, Abrechnung pro Nutzer oder pauschal, Preisniveau
- **Integrationen**: Marketplace, API, Anbindung an Buchhaltung und E-Mail

Wir haben keinen praktischen Langzeittest durchgeführt. Grundlage sind die öffentlich dokumentierten Funktionen, Preisseiten, Trust- und Datenschutzseiten der Anbieter (Stand 13. November 2026).

Gewichtung: Vertriebsfunktionen 30 Prozent, Datenschutz und Hosting 20 Prozent, Preismodell 20 Prozent, Automatisierung 15 Prozent, Integrationen 15 Prozent. Die Rangfolge ist eine redaktionelle Einordnung. Details erklärt unsere [Methodik](https://saascolumn.com/so-bewerten-wir-software/).

## Was ein kleines Unternehmen vom CRM braucht

Ein CRM für kleine Unternehmen muss vor allem Kontakte, Verkaufschancen und Aufgaben an einem Ort bündeln. **Entscheidend sind eine klare Pipeline, wenig Pflegeaufwand und eine saubere Datenschutzgrundlage.** Große Funktionslisten helfen wenig, wenn das Team das System nicht nutzt. Wie Sie die Einführung angehen, beschreibt unser Ratgeber [CRM einführen](https://saascolumn.com/blog/crm-einfuehren/).

Wir haben vier verbreitete Systeme anhand der öffentlichen Angaben der Hersteller eingeordnet (Stand 13. November 2026). HubSpot, Pipedrive und Zoho sind internationale Anbieter. CentralStationCRM stammt von der 42he GmbH aus Köln.

## Die vier CRM im Überblick

| Kriterium | Pipedrive | HubSpot CRM | CentralStationCRM | Zoho CRM |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Kostenloser Tarif | nein, 14 Tage Test | ja, bis zwei Nutzer | ja, bis drei Nutzer und 200 Kontakte | ja, bis drei Nutzer |
| Preismodell | pro Nutzer, vier Tarife | pro Lizenz, Starter bis Enterprise | Pauschale je Paket | pro Nutzer, mehrere Editionen |
| Pipeline | Kernfunktion in allen Tarifen | im Gratis-Tarif enthalten | enthalten | ab Standard mehrere Pipelines |
| Automatisierung | ab Growth | im Gratis-Tarif nicht aufgeführt | über Integrationen und API | Workflows ab Gratis-Edition |
| Datenhaltung laut Hersteller | AWS, EU-Kunden in Frankfurt oder Dublin | EU-Rechenzentrum Frankfurt wählbar | Rechenzentren in Deutschland | EU-Rechenzentrum bei Domain zoho.eu |
| Nachweise | ISO 27001, SOC 2 Type 2 | SOC 2 Type II (HubSpot), ISO 27001 beim Hosting | keine Zertifizierung genannt | ISO 27001, SOC 2 Type II |
| Auftragsverarbeitung | in den AGB enthalten | in den Kundenbedingungen enthalten | AVV online | elektronisch signierbar |

Exakte Preise nennen wir nicht, weil sie sich häufig ändern. Das Preisniveau liegt bei Pipedrive und den bezahlten HubSpot-Stufen höher als bei CentralStationCRM und Zoho.

## Pipedrive: Fokus auf den Vertrieb

Pipedrive baut alles um die visuelle Verkaufspipeline. Ab dem Tarif Growth kommen E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen und Prognosen dazu. Der Marketplace listet laut Hersteller über 500 Integrationen. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Die ausführliche Bewertung steht im [Pipedrive-Test](https://saascolumn.com/test/pipedrive-test/).

## HubSpot CRM: kostenloser Einstieg

HubSpot bietet ein kostenloses CRM ohne Zeitlimit für bis zu zwei Nutzer. Es enthält Kontakte, Deal-Pipelines, E-Mail-Tracking, Meetingplaner und Formulare. **Wer wächst, zahlt pro Lizenz, und die höheren Stufen werden teuer.** Neukunden können ihre Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt speichern. Persönliche Daten können laut DPA trotzdem an HubSpot, Inc. in den USA übermittelt werden. HubSpot nimmt dafür am EU-US Data Privacy Framework teil, mehr dazu im Beitrag zum [Data Privacy Framework](https://saascolumn.com/blog/eu-us-data-privacy-framework-saas/).

## CentralStationCRM: einfach und in Deutschland gehostet

CentralStationCRM richtet sich an kleine Teams, etwa Beratungen, Agenturen und Handwerksbetriebe. Die Kundendaten liegen laut Hersteller in Rechenzentren in Deutschland. Die Preise gelten als Pauschale je Paket und nicht pro Nutzer. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung stellt der Anbieter online bereit. Der Funktionsumfang ist schlanker als bei den drei internationalen Anbietern. Rechnungen lassen sich unter anderem aus Lexware Office importieren.

## Zoho CRM: viel Funktion für wenig Geld

Zoho CRM hat den größten Funktionsumfang im Vergleich, von Workflows bis zu KI-Prognosen mit dem Assistenten Zia. Die kostenlose Edition gilt für bis zu drei Nutzer. Wer das EU-Rechenzentrum nutzt, erkennt es an der Domain zoho.eu. Für technischen Support können laut Zoho Mitarbeitende in Indien auf EU-Daten zugreifen, abgesichert durch Standardvertragsklauseln. Die Fülle an Editionen und Modulen macht die Einrichtung aufwendiger.

## Für wen eignet sich was?

- **Vertriebsteams mit klarem Verkaufsprozess:** Pipedrive.
- **Start ohne Budget, später Marketing-Automatisierung:** HubSpot CRM.
- **Kleine Teams, die Datenhaltung in Deutschland wollen:** CentralStationCRM.
- **Teams, die viel konfigurieren wollen und schon Zoho-Apps nutzen:** Zoho CRM.

## Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Die Testphase entscheidet mehr als jede Funktionsliste. **Bauen Sie Ihre echte Pipeline nach und lassen Sie das Team zwei Wochen damit arbeiten.** Achten Sie dabei auf diese Punkte:

- **Kosten bei voller Teamgröße:** Rechnen Sie Preise pro Nutzer für alle Personen mit Kundenkontakt durch, auch für die nächsten zwei Jahre.
- **Funktionen im Wunschtarif:** Automatisierungen, E-Mail-Synchronisierung und mehrere Pipelines stecken oft erst in höheren Stufen.
- **Anbindung an Buchhaltung und Postfach:** Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm und Ihr E-Mail-Dienst angebunden sind.
- **Datenexport:** Klären Sie, ob Sie Kontakte, Deals und Notizen bei einem Wechsel vollständig exportieren können.
- **Gesprächsaufzeichnung:** Nutzen Sie KI-Funktionen, die Telefonate oder Meetings aufzeichnen, klären Sie vorher die Einwilligung der Beteiligten.

Ein CRM speichert personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten. Sie brauchen deshalb eine Rechtsgrundlage nach [DSGVO](https://saascolumn.com/glossar/dsgvo/) und einen [Vertrag zur Auftragsverarbeitung](https://saascolumn.com/blog/auftragsverarbeitungsvertrag-saas/) mit dem Anbieter. Liegt das Rechenzentrum außerhalb der EU oder greift Personal aus Drittländern zu, prüfen Sie zusätzlich die Grundlage für die Übermittlung.

Für die meisten Vertriebsteams ist Pipedrive die passende Wahl. Wer ohne Budget startet, nimmt HubSpot. Wer Daten in Deutschland halten will, testet CentralStationCRM. Zoho lohnt sich, wenn Sie viel anpassen wollen. Starten Sie mit einer Testphase und einer echten Pipeline aus Ihrem Alltag.

*Hinweis: Keine bezahlten Platzierungen, keine Affiliate-Links. Die Rangfolge ist eine redaktionelle Einordnung auf Basis öffentlich dokumentierter Herstellerangaben, kein praktischer Langzeittest.*

## Häufige Fragen

### Welches CRM ist für kleine Unternehmen kostenlos?

HubSpot (bis zwei Nutzer), Zoho CRM (bis drei Nutzer) und CentralStationCRM (bis drei Nutzer, 200 Kontakte) haben kostenlose Tarife. Pipedrive bietet nur eine Testphase von 14 Tagen.

### Welches CRM speichert Daten in Deutschland?

CentralStationCRM nennt Rechenzentren in Deutschland. HubSpot bietet ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt, Pipedrive hostet EU-Kunden in Frankfurt oder Dublin. Bei Zoho liegen Daten im EU-Rechenzentrum, wenn Ihr Konto unter zoho.eu läuft.

### Brauche ich für ein CRM einen AV-Vertrag?

Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Alle vier Anbieter stellen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereit.

### Wie viele Nutzer braucht ein kleines Team?

Rechnen Sie mit allen, die Kundenkontakt haben. Bei Preisen pro Nutzer steigen die Kosten mit jedem Zugang, bei CentralStationCRM bleibt der Paketpreis gleich, bis das Nutzerlimit erreicht ist.

## Quellen

1. [Pipedrive Preise](https://www.pipedrive.com/de/pricing), Pipedrive, 2026-11
2. [Pipedrive Trust Center](https://trustcenter.pipedrive.com/), Pipedrive
3. [How secure is my data in Pipedrive?](https://support.pipedrive.com/en/article/how-secure-is-my-data-in-pipedrive), Pipedrive
4. [HubSpot CRM: kostenlose CRM-Software](https://www.hubspot.de/products/crm), HubSpot, 2026-11
5. [Sicherheit bei HubSpot](https://legal.hubspot.com/de/security), HubSpot
6. [HubSpot Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)](https://legal.hubspot.com/de/dpa), HubSpot
7. [Zoho CRM Preise und Editionen](https://www.zoho.com/de/crm/zohocrm-pricing.html), Zoho Corporation, 2026-11
8. [Zoho Privacy FAQ](https://www.zoho.com/privacy/privacy-faq.html), Zoho Corporation
9. [CentralStationCRM Preise](https://centralstationcrm.de/preise), 42he GmbH, 2026-11
10. [Sicherheit bei CentralStationCRM](https://centralstationcrm.de/sicherheit), 42he GmbH
11. [Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) CentralStationCRM](https://centralstationcrm.de/avv), 42he GmbH