Kanban oder Scrum: Welche Methode passt zu Ihrem Team?

Scrum und Kanban lösen dasselbe Problem auf zwei Wegen. Beide machen Arbeit sichtbar und steuerbar. Scrum setzt auf feste Zeitfenster, Kanban auf einen gesteuerten Fluss. Für beide Methoden gibt es frei zugängliche Leitfäden: den Scrum Guide in der Fassung von 2020 und den Kanban Guide, zuletzt aktualisiert im Mai 2025.

Was unterscheidet Kanban und Scrum?

Der wichtigste Unterschied ist der Takt. Scrum plant in festen Sprints, Kanban in einem laufenden Fluss. Die Tabelle zeigt die Unterschiede nach den beiden Leitfäden.

Wie funktioniert Scrum?

Scrum organisiert Arbeit in Sprints. Ein Sprint dauert laut Scrum Guide einen Monat oder weniger und hat immer dieselbe Länge. Er beginnt mit dem Sprint Planning und endet mit Sprint Review und Retrospektive. Dazwischen trifft sich das Team täglich zum Daily Scrum, das höchstens 15 Minuten dauert.

Das Scrum Team ist klein und hat keine Unterteams. Der Guide nennt in der Regel zehn oder weniger Personen und drei Verantwortlichkeiten:

• Product Owner: ordnet das Product Backlog und verantwortet den Wert des Produkts. Laut Guide ist das eine Person, kein Gremium.

• Scrum Master: führt Scrum ein, coacht Team und Organisation und räumt Hindernisse aus dem Weg.

• Developers: planen den Sprint und liefern ein Ergebnis, das die Definition of Done erfüllt.

Scrum lohnt sich, wenn ein Team an einem Produkt arbeitet und regelmäßig ein nutzbares Zwischenergebnis zeigen kann. Typische Fälle sind eine Software, eine App, ein neuer Online-Shop oder der Relaunch einer Website (alles mit klarem Ziel).

Wie funktioniert Kanban?

Kanban ist laut Kanban Guide eine Strategie, um den Fluss von Wert durch einen Prozess zu optimieren. Der Guide beschreibt drei Praktiken, die zusammenwirken:

• den Arbeitsablauf definieren und sichtbar machen,

• die Arbeit im Ablauf aktiv steuern,

• den Arbeitsablauf laufend verbessern.

Das zentrale Werkzeug ist das WIP-Limit. WIP steht für Work in Progress, also angefangene und noch nicht beendete Arbeit. Das Team legt fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein dürfen. Neue Arbeit beginnt erst, wenn Kapazität frei wird.

Zur Steuerung nennt der Kanban Guide vier Flussmetriken: WIP, Durchsatz, Alter offener Aufgaben (Work Item Age) und Durchlaufzeit (Cycle Time). Rollen und feste Iterationen schreibt Kanban nicht vor. Eine Kurzdefinition finden Sie im Glossar unter Kanban.

Welche Methode passt zu Ihrem Team?

Die Art der Arbeit entscheidet, weniger die Vorliebe im Team. Unsere redaktionelle Faustregel: Kommt Arbeit planbar in Paketen, passt Scrum. Kommt sie laufend und schwer vorhersehbar, passt Kanban.

Scrum eignet sich für

• Produktteams, die eine Software oder App weiterentwickeln,

• Projekte mit klarem Ziel und Zwischenergebnissen alle zwei bis vier Wochen,

• Teams, die eine Person als Product Owner freistellen können.

Kanban eignet sich für

• Support- und Service-Teams mit eingehenden Tickets,

• Marketing- und Content-Teams mit vielen kleinen Aufträgen,

• Verwaltung, Buchhaltung und Office-Management,

• Teams, deren Mitglieder nebenher andere Aufgaben haben.

Mischformen sind möglich. Manche Teams planen in Sprints und steuern die Arbeit innerhalb des Sprints über ein Board mit WIP-Limits. Der Name der Methode zählt weniger als eine klare Regel, die alle im Team kennen.

Welche Tool-Funktionen brauchen Sie?

Fast jedes Projektmanagement-Tool zeigt Aufgaben als Board. Ein Board allein macht noch kein Kanban- oder Scrum-Werkzeug. Prüfen Sie vor der Auswahl diese Funktionen:

Die Anbieter verteilen diese Funktionen unterschiedlich auf ihre Pläne. ClickUp führt Sprints laut Preisseite schon im kostenlosen Plan. Bei monday.com gehört das Sprint-Management zum Produkt monday dev ab dem Plan Standard. MeisterTask stellt Kanban-Boards in den Mittelpunkt. Eine Übersicht mit Datenschutz-Blick bietet unser Vergleich der Projektmanagement-Software.

Achten Sie neben den Funktionen auf den Datenschutz. Aufgaben enthalten oft Namen, Kundendaten und interne Informationen. Mit dem Anbieter brauchen Sie deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie Sie Software strukturiert auswählen, beschreibt unser Ratgeber zur Auswahl von SaaS-Tools.

So starten Sie in vier Schritten

1. Arbeit erfassen: Notieren Sie zwei Wochen lang, welche Aufgaben ins Team kommen und woher.

2. Methode wählen: Planbare Pakete sprechen für Scrum, laufende Anfragen für Kanban.

3. Tool einrichten: Bilden Sie im kostenlosen Plan oder in der Testphase Ihren echten Ablauf ab.

4. Nach vier Wochen prüfen: Wo staut sich Arbeit? Passen Sie Spalten, Limits oder Sprintlänge an.

Der erste Schritt kostet nichts: Zeichnen Sie Ihren heutigen Ablauf als Board auf Papier. Danach lohnt der Blick auf konkrete Werkzeuge, etwa in unserem Asana-Test.