CRM für kleine Unternehmen im Vergleich: HubSpot, Pipedrive, Zoho, CentralStationCRM

Was ein kleines Unternehmen vom CRM braucht

Ein CRM für kleine Unternehmen muss vor allem Kontakte, Verkaufschancen und Aufgaben an einem Ort bündeln. Entscheidend sind eine klare Pipeline, wenig Pflegeaufwand und eine saubere Datenschutzgrundlage. Große Funktionslisten helfen wenig, wenn das Team das System nicht nutzt. Wie Sie die Einführung angehen, beschreibt unser Ratgeber CRM einführen.

Wir haben vier verbreitete Systeme anhand der öffentlichen Angaben der Hersteller eingeordnet (Stand 13. November 2026). HubSpot, Pipedrive und Zoho sind internationale Anbieter. CentralStationCRM stammt von der 42he GmbH aus Köln.

Die vier CRM im Überblick

Exakte Preise nennen wir nicht, weil sie sich häufig ändern. Das Preisniveau liegt bei Pipedrive und den bezahlten HubSpot-Stufen höher als bei CentralStationCRM und Zoho.

Pipedrive: Fokus auf den Vertrieb

Pipedrive baut alles um die visuelle Verkaufspipeline. Ab dem Tarif Growth kommen E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen und Prognosen dazu. Der Marketplace listet laut Hersteller über 500 Integrationen. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Die ausführliche Bewertung steht im Pipedrive-Test.

HubSpot CRM: kostenloser Einstieg

HubSpot bietet ein kostenloses CRM ohne Zeitlimit für bis zu zwei Nutzer. Es enthält Kontakte, Deal-Pipelines, E-Mail-Tracking, Meetingplaner und Formulare. Wer wächst, zahlt pro Lizenz, und die höheren Stufen werden teuer. Neukunden können ihre Daten im EU-Rechenzentrum in Frankfurt speichern. Persönliche Daten können laut DPA trotzdem an HubSpot, Inc. in den USA übermittelt werden. HubSpot nimmt dafür am EU-US Data Privacy Framework teil, mehr dazu im Beitrag zum Data Privacy Framework.

CentralStationCRM: einfach und in Deutschland gehostet

CentralStationCRM richtet sich an kleine Teams, etwa Beratungen, Agenturen und Handwerksbetriebe. Die Kundendaten liegen laut Hersteller in Rechenzentren in Deutschland. Die Preise gelten als Pauschale je Paket und nicht pro Nutzer. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung stellt der Anbieter online bereit. Der Funktionsumfang ist schlanker als bei den drei internationalen Anbietern. Rechnungen lassen sich unter anderem aus Lexware Office importieren.

Zoho CRM: viel Funktion für wenig Geld

Zoho CRM hat den größten Funktionsumfang im Vergleich, von Workflows bis zu KI-Prognosen mit dem Assistenten Zia. Die kostenlose Edition gilt für bis zu drei Nutzer. Wer das EU-Rechenzentrum nutzt, erkennt es an der Domain zoho.eu. Für technischen Support können laut Zoho Mitarbeitende in Indien auf EU-Daten zugreifen, abgesichert durch Standardvertragsklauseln. Die Fülle an Editionen und Modulen macht die Einrichtung aufwendiger.

Für wen eignet sich was?

• Vertriebsteams mit klarem Verkaufsprozess: Pipedrive.

• Start ohne Budget, später Marketing-Automatisierung: HubSpot CRM.

• Kleine Teams, die Datenhaltung in Deutschland wollen: CentralStationCRM.

• Teams, die viel konfigurieren wollen und schon Zoho-Apps nutzen: Zoho CRM.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Die Testphase entscheidet mehr als jede Funktionsliste. Bauen Sie Ihre echte Pipeline nach und lassen Sie das Team zwei Wochen damit arbeiten. Achten Sie dabei auf diese Punkte:

• Kosten bei voller Teamgröße: Rechnen Sie Preise pro Nutzer für alle Personen mit Kundenkontakt durch, auch für die nächsten zwei Jahre.

• Funktionen im Wunschtarif: Automatisierungen, E-Mail-Synchronisierung und mehrere Pipelines stecken oft erst in höheren Stufen.

• Anbindung an Buchhaltung und Postfach: Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm und Ihr E-Mail-Dienst angebunden sind.

• Datenexport: Klären Sie, ob Sie Kontakte, Deals und Notizen bei einem Wechsel vollständig exportieren können.

• Gesprächsaufzeichnung: Nutzen Sie KI-Funktionen, die Telefonate oder Meetings aufzeichnen, klären Sie vorher die Einwilligung der Beteiligten.

Ein CRM speichert personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten. Sie brauchen deshalb eine Rechtsgrundlage nach DSGVO und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Liegt das Rechenzentrum außerhalb der EU oder greift Personal aus Drittländern zu, prüfen Sie zusätzlich die Grundlage für die Übermittlung.