E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen, Formate und To-dos

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So definiert es § 14 Abs. 1 UStG seit dem 1. Januar 2025. Ein einfaches PDF per E-Mail erfüllt diese Definition nicht mehr. Das Bundesfinanzministerium (BMF) ordnet es als „sonstige Rechnung“ ein, genau wie die Papierrechnung.

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ dürfen Aussteller und Empfänger ein eigenes Format vereinbaren. Voraussetzung: Die Pflichtangaben lassen sich daraus vollständig in ein normkonformes Format übertragen. Diese Öffnung zielt vor allem auf bestehende EDI-Verfahren. Eine kurze Definition finden Sie im Glossar unter E-Rechnung.

Welche Fristen gelten?

Die Pflicht kommt in Stufen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Das BMF erläutert sie in seinen FAQ zur E-Rechnung (Stand 29. Oktober 2026). Der Empfang ist bereits Pflicht, beim Ausstellen laufen die Übergangsfristen.

Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr. Das ist der gesamte Umsatz, nicht nur der B2B-Anteil. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, stellt ab Januar 2027 E-Rechnungen aus.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen. Das BMF nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten.

Bei hybriden Rechnungen hat sich das Verhältnis umgekehrt. Weichen PDF und XML voneinander ab, zählen seit Einführung der Pflicht die XML-Daten. Für XRechnungen brauchen Sie einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an (Rechnungen lesen kann also jeder).

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen PDF-Anhang reicht nicht. Ergänzende Angaben wie Stundennachweise dürfen als eingebettete Anlage mitgeschickt werden.

Wer ist ausgenommen?

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Laut BMF bleibt eine sonstige Rechnung zulässig bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)

• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)

• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

• Rechnungen an Privatpersonen und vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt ab dann auch für ihn die Ausstellungspflicht.

Was droht bei Verstößen?

Ein Bußgeld droht nach Auffassung der Finanzverwaltung derzeit nicht. Das BMF wertet eine fehlende E-Rechnung nach dem aktuellen Wortlaut von § 26a UStG nicht als Ordnungswidrigkeit. Das Risiko trägt vor allem der Empfänger. Eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung ist keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Das BMF nennt Auswege. Der Aussteller kann die sonstige Rechnung durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigen. Außerdem hat der Empfänger einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027.

2. Empfang organisieren. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.

3. Software prüfen. Erstellt und liest Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD? Unser Vergleich der Buchhaltungssoftware zeigt die Unterschiede.

4. Archiv klären. Bewahren Sie den XML-Teil unverändert acht Jahre auf (§ 14b UStG). Die Details stehen in GoBD einfach erklärt.

5. Kunden und Lieferanten abstimmen. Klären Sie Format, Übertragungsweg und Felder wie die Käuferreferenz (BT-10). Im B2B-Bereich genügt dort laut BMF ein Platzhalter.

6. Verträge prüfen. Verarbeitet ein Cloud-Dienst Ihre Rechnungen, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Danach lohnt ein Testlauf mit einem Stammkunden. Schicken Sie eine E-Rechnung und lassen Sie sich bestätigen, dass sie korrekt ankommt und lesbar ist.

Wie geht es nach 2028 weiter?

Die E-Rechnung bereitet ein Meldesystem vor. Laut BMF soll später eine transaktionsbezogene Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung folgen. Die nötigen Gesetzesänderungen will die Bundesregierung „zu gegebener Zeit“ vorschlagen. Einen Termin gibt es noch nicht.

Auf EU-Ebene ist das Paket VAT in the Digital Age (ViDA) beschlossen. Ab 1. Juli 2030 gilt für grenzüberschreitende B2B-Umsätze eine digitale Meldepflicht auf Basis von E-Rechnungen.