Kurz gesagt
Die GoBD sind die Verwaltungsvorschrift des BMF für elektronische Buchführung und Aufbewahrung, aktuell in der Fassung vom 14. Juli 2025. Sie verlangen nachvollziehbare, vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und unveränderbare Aufzeichnungen sowie eine Verfahrensdokumentation. Verantwortlich bleibt immer das Unternehmen. Software-Zertifikate helfen bei der Auswahl, binden das Finanzamt aber nicht.
Was: Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift des BMF zur elektronischen Buchführung und Aufbewahrung, aktuell in der Fassung vom 14. Juli 2025.
Grundsätze: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein.
Verantwortung: Sie liegt immer beim Unternehmen, auch bei Cloud-Software oder Steuerberatung.
Fristen: Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Software-Zertifikate helfen bei der Auswahl, binden das Finanzamt aber nicht.
Was sind die GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sie mit Schreiben vom 28. November 2019 neu gefasst. Geändert wurden sie am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Die aktuelle Fassung gilt seit dem 14. Juli 2025. Das steht in Randziffer (Rz.) 185 der GoBD im amtlichen AO-Handbuch.
Die GoBD sind kein Gesetz. Sie legen fest, wie die Finanzverwaltung die Buchführungspflichten aus Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) auslegt. In der Betriebsprüfung sind sie deshalb der Maßstab. Sie betreffen Bilanzierende ebenso wie Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auch deren steuerliche Aufzeichnungspflichten, etwa nach § 22 UStG, nennen die GoBD ausdrücklich (Rz. 4). Kurz erklärt finden Sie den Begriff im Glossar unter GoBD.
Welche Grundsätze gelten?
Die GoBD übertragen die klassischen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf IT-Systeme. Die folgende Tabelle zeigt, was sie im Alltag bedeuten.
Grundsatz | Was das im Alltag heißt |
|---|---|
Nachvollziehbarkeit | Ein sachverständiger Dritter versteht jeden Geschäftsvorfall in angemessener Zeit, vom Beleg bis zur Buchung und zurück. |
Vollständigkeit | Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, keiner fehlt. |
Richtigkeit | Belege und Buchungen geben die Tatsachen korrekt wieder. |
Zeitgerechte Erfassung | Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gelten als unbedenklich (Rz. 47). Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich (Rz. 48). |
Ordnung | Belege und Daten sind systematisch abgelegt und schnell auffindbar. |
Unveränderbarkeit | Der ursprüngliche Inhalt bleibt feststellbar. Änderungen werden protokolliert (Rz. 58). |
Die Unveränderbarkeit ist der Punkt, an dem Tabellen und Ordner scheitern. Laut Rz. 110 erfüllt die Ablage in einem Dateisystem diese Anforderung regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen greifen.
Was muss Buchhaltungssoftware leisten?
Eine Software macht Sie nicht automatisch GoBD-konform. Nach Rz. 21 ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Das gilt auch, wenn Sie Aufgaben an Steuerberatung oder Rechenzentrum auslagern. Zertifikate oder Testate von Dritten können laut Rz. 181 bei der Auswahl helfen. Gegenüber dem Finanzamt entfalten sie keine Bindungswirkung.
Achten Sie bei der Auswahl auf diese Funktionen:
Festschreibung: Buchungen werden gesperrt, spätere Änderungen protokolliert.
Belegarchiv im Ursprungsformat: Die PDF-Rechnung aus der E-Mail und die XML-Datei der E-Rechnung bleiben unverändert erhalten.
Export für die Betriebsprüfung: Daten lassen sich maschinell auswertbar bereitstellen.
Rechte und Sicherung: Zugriffsrechte nach Rollen, regelmäßige Datensicherung.
Export nach Vertragsende: Sie kommen auch nach einer Kündigung für die volle Aufbewahrungsfrist an Ihre Daten.
Der letzte Punkt wird oft übersehen. Wer den Anbieter wechselt, muss die Altdaten weiter lesbar und auswertbar halten. Welche Programme das gut lösen, zeigt unser Vergleich der Buchhaltungssoftware. Wie Sie Cloud-Anbieter allgemein prüfen, beschreibt der Ratgeber zur SaaS-Auswahl.
Wie lange müssen Sie aufbewahren?
Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG. Sie beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO |
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. Das regelt ebenfalls § 147 Abs. 3 AO.
Digitale Belege und Scannen
Elektronisch eingegangene Unterlagen bewahren Sie elektronisch auf. Ein Ausdruck genügt nicht mehr (Rz. 119). Das betrifft etwa die PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach.
Papierbelege dürfen Sie nach dem Scannen vernichten, sofern keine Pflicht zur Aufbewahrung im Original besteht (Rz. 140). Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren. Rz. 136 empfiehlt eine Organisationsanweisung. Sie regelt, wer scannt, wann gescannt wird, welche Belege erfasst werden und wie die Qualität geprüft wird.
Für E-Rechnungen gilt seit Juli 2025 eine Erleichterung. Es reicht, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119). Mehr zur Pflicht selbst lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Für jedes IT-System verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151). Sie beschreibt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität Ihres Betriebs (kleine Firmen kommen mit wenigen Seiten aus). Laut Rz. 153 besteht sie in der Regel aus vier Teilen:
allgemeine Beschreibung der Abläufe
Anwenderdokumentation
technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation
Halten Sie die Dokumentation aktuell. Änderungen müssen über die ganze Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sein (Rz. 154). Viele Softwareanbieter stellen Vorlagen für ihren Teil bereit. Ihre eigenen Abläufe müssen Sie selbst beschreiben.
Datenzugriff in der Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung hat drei Zugriffsarten (Rz. 165 bis 167). Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) nimmt der Prüfer per Nur-Lesezugriff selbst Einsicht in Ihr System. Beim mittelbaren Zugriff (Z2) werten Sie die Daten nach seinen Vorgaben aus. Bei der Datenüberlassung (Z3) übergeben Sie die Daten maschinell auswertbar. Prüfen Sie, ob Ihre Software alle drei Wege unterstützt.
Häufige Fragen
Gibt es GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware?
Es gibt Prüfberichte und Testate von Wirtschaftsprüfern. Laut GoBD (Rz. 181) binden sie das Finanzamt aber nicht. Verantwortlich bleibt das Unternehmen, auch für Einstellungen und Abläufe rund um die Software.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, sofern keine Pflicht zur Aufbewahrung im Original besteht und Sie das Scanverfahren dokumentiert haben (GoBD Rz. 136 und 140).
Reicht eine Excel-Tabelle für die Buchhaltung?
In der Regel nicht ohne Zusatzmaßnahmen. Die GoBD verlangen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt und Änderungen erkennbar sind. Eine frei bearbeitbare Datei im Dateisystem erfüllt das laut Rz. 110 regelmäßig nicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b UStG, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Aufbewahrt wird mindestens der strukturierte XML-Teil, unverändert und maschinell auswertbar.
Quellen
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), AO-Handbuch 2026, Anhang 33 , Bundesministerium der Finanzen
- GoBD; 2. Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025) , Bundesministerium der Finanzen , 2025-07-14
- § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen , Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen , Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 , Bundesministerium der Finanzen , 2026-10-29
