Ein CRM-System ersetzt verstreute Tabellen, Notizen und Postfächer. Jeder im Team sieht, wer der Kunde ist, was zuletzt besprochen wurde und was als Nächstes zu tun ist. Typische Funktionen sind Kontaktverwaltung, eine Vertriebspipeline mit Phasen, Aufgaben und Erinnerungen, E-Mail-Anbindung und Berichte. Viele Systeme ergänzen Automatisierungen, Prognosen und KI-Funktionen. Der Nutzen entsteht aber erst, wenn alle Beteiligten das System konsequent pflegen. Ein CRM mit lückenhaften Daten bildet die Kundenbeziehung schlechter ab als ein gut geführtes Postfach.
Für kleine Unternehmen gibt es Cloud-CRM mit kostenlosen Einstiegstarifen und Abrechnung pro Nutzer oder pauschal. Weil ein CRM personenbezogene Daten speichert, gelten die Regeln der DSGVO. Mit dem Anbieter schließen Sie einen AV-Vertrag.
Vier Systeme für kleine Teams vergleichen wir im CRM-Vergleich. Wie die Einführung gelingt, steht im Ratgeber CRM einführen.