Projektmanagement-Software im Vergleich: Asana, monday.com, ClickUp und MeisterTask

Projektmanagement-Software verteilt Aufgaben, zeigt Fristen und macht sichtbar, wer woran arbeitet. Wir vergleichen vier verbreitete Tools: Asana, monday.com, ClickUp und MeisterTask. Asana, monday.com und ClickUp sind international tätige Anbieter mit Gesellschaften in den USA. MeisterTask stammt von der MeisterLabs GmbH aus Vaterstetten bei München. Grundlage sind Preisseiten, Funktionsbeschreibungen und Sicherheitsunterlagen der Anbieter, Stand November 2026.

Die vier Tools im Überblick

Alle vier Anbieter rechnen ihre Bezahlpläne als Abo pro Nutzer oder Platz ab und haben einen kostenlosen Einstieg. Die Unterschiede liegen in den Grenzen der Gratispläne und beim Hosting.

Datenschutz und Serverstandort

Alle vier Anbieter stellen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit. Asana, monday.com und ClickUp nennen ISO 27001 und SOC 2 Typ 2 auf ihren Sicherheitsseiten. Asana und monday.com berufen sich zusätzlich auf die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework. Den Hintergrund erklärt unser Beitrag zum Data Privacy Framework.

Beim Serverstandort trennt sich das Feld. Asana bietet ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt nur in den Enterprise-Stufen an. monday.com nennt im Trust Center Frankfurt ebenfalls nur für Enterprise-Kunden. ClickUp hostet laut Sicherheitsseite im Enterprise-Plan in Irland. MeisterTask betreibt seine Server laut Trust Center in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Eine Beschränkung auf bestimmte Pläne nennt die Seite nicht.

Für kleine Teams in KMU heißt das: Wer Daten zwingend in der EU halten will, ohne einen Enterprise-Vertrag abzuschließen, landet unter diesen vier Tools bei MeisterTask. Alle anderen brauchen einen AVV mit geprüften Übermittlungsgrundlagen. Was dieser Vertrag regelt, erklärt unser Ratgeber zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Funktionen und Methoden

Asana deckt laut Funktionsseite Liste, Board, Kalender, Zeitleiste und Gantt ab. Dazu kommen Portfolios, Ziele, Workload und Automatisierungen über Regeln. ClickUp bietet den breitesten Funktionsumfang und führt Sprints und Kanban schon im kostenlosen Plan. monday.com setzt auf frei konfigurierbare Boards. Sprint-Management gehört dort zum separaten Produkt monday dev.

MeisterTask konzentriert sich auf Kanban-Boards. Zeitleiste, eigene Felder und Berichte gibt es erst ab dem Plan Business, Portfolios und Workload-Planung im Enterprise-Plan. Welche Methode zu Ihrem Team passt, klärt unser Ratgeber Kanban oder Scrum.

Was kosten die Tools?

Alle vier Anbieter rechnen ihre Bezahlpläne pro Nutzer und Monat ab, bei jährlicher Zahlung günstiger. Die Gratispläne unterscheiden sich stark. Asana erlaubt im Plan Personal bis zu zwei Nutzer. monday.com begrenzt den Gratisplan auf zwei Plätze und drei Boards und verlangt in den Bezahlplänen mindestens drei Plätze. ClickUp erlaubt unbegrenzt viele Mitglieder, aber nur 60 MB Speicher. MeisterTask erlaubt unbegrenzt viele Mitglieder, aber nur drei Projekte.

Für ein Team mit fünf Personen ist deshalb weniger der Listenpreis entscheidend als die Frage, welcher Plan die nötigen Funktionen enthält. Zeitleiste und Gantt kosten bei allen vier Tools Geld: bei Asana ab Starter, bei monday.com ab Standard, bei ClickUp ab Core und bei MeisterTask ab Business. Rechnen Sie den Plan durch, den Sie nach sechs Monaten brauchen, nicht nur den Einstieg.

Beim Datenschutz kostet Komfort ebenfalls Geld. EU-Hosting ist bei drei der vier Anbieter an Enterprise-Verträge gebunden, deren Preise nur auf Anfrage genannt werden. Prüfen Sie deshalb früh, ob Ihr AVV und die Übermittlungsgrundlagen für Ihre Daten ausreichen.

Für wen eignet sich welches Tool?

• Asana: Teams, die mehrere Projekte über Abteilungen hinweg steuern und Portfolios oder Ziele brauchen. Ausführlich in unserem Asana-Test.

• MeisterTask: kleine Teams, die einfache Kanban-Boards suchen und Wert auf Hosting in Deutschland legen.

• ClickUp: Teams, die Aufgaben, Docs und Sprints in einem Tool bündeln und dafür eine längere Einarbeitung akzeptieren.

• monday.com: Teams, die eigene Workflows aus Boards und Spalten bauen und mindestens drei Plätze brauchen.

Bevor Sie sich festlegen, testen Sie zwei Favoriten parallel mit einem echten Projekt. Unser Leitfaden zur Auswahl von SaaS-Tools hilft, die Eindrücke strukturiert zu bewerten.